DOCUMENTBEHEER & STRUCTUUR

Van chaos naar controle

Breng document-, informatie- en dossierchaos terug tot één gestructureerde bron van waarheid.

Documentchaos

Bestanden overal — e-mail, drives, lokaal, servers. Niemand weet wat actueel is.

Dossierchaos

Geen eigenaarschap, geen waarheid. Risico's, compliance-issues, stilstand.

Informatiechaos

Geen overzicht, geen context. Tijd verloren aan zoeken, vragen, verifiëren.

Boek een gesprek (45 min) Hoe werkt het? Meer zien

15+ jaar M-Files partner Actief in de BeNeLux

De werkelijke impact van chaos

Document-, informatie- en dossierchaos zijn geen IT-problemen. Het zijn strategische vertragingen die uw organisatie geld, tijd en kansen kosten.

Versnipperde info & mappenchaos

Belangrijke documenten zitten verspreid over inboxen, netwerkschijven, Teams en SharePoint.
Iedereen heeft zijn eigen manier om mappen en bestandsnamen te kiezen.
Collega’s sturen documenten via mail “voor de zekerheid nog eens door”.

Gevolg: niemand is zeker of hij met de laatste versie werkt en zoeken kost elke week kostbare tijd.

Zoeken kost meer dan je denkt

47% is info kwijt: Documenten worden niet teruggevonden wanneer het echt telt.

36% mist signalen: Belangrijke wijzigingen of deadlines gaan onopgemerkt voorbij.

32% beslist verkeerd: Beslissingen worden genomen op basis van onvolledige info.

Hoe meer tools en mappen, hoe groter de kans dat cruciale info verstopt zit.

DE OPLOSSING

Eén intelligent document management systeem

We brengen al je documenten samen in één intelligent document management-systeem met metadata als ruggengraat.

Je zoekt niet meer op “waar staat het?”, maar op wie, wat, voor wie, in welk dossier en in welke status.

Filters op klant, project, type, periode en status maken zoeken voorspelbaar en herhaalbaar.

Één plek voor alle documenten, ongeacht de bron (mail, Teams, SharePoint, netwerkschijf…).
Consistente metadata in plaats van vrije mappenstructuren.
Zoekschermen afgestemd op jouw business (klanten, dossiers, projecten, cases).

Teams vinden in seconden wat ze nodig hebben, zonder te weten in welke map het ooit is opgeslagen.

Je verkleint het risico op fouten omdat iedereen met dezelfde, actuele informatie werkt.

USE CASES

Resultaten uit de praktijk

Onze klanten vertellen het beter dan wij

Groeibedrijf | 150 medewerkers | Finance & Legal

Van mappenstructuur naar metadata

Een snelgroeiend bedrijf kampte met documentchaos na meerdere overnames. Contracten, facturen en juridische documenten waren verspreid over systemen.

Resultaat: Binnen 4 maanden volledige controle. Zoektijd verminderd met 45%. Legal en Finance rapporteren 60% snellere audits.

Professional services | 80 medewerkers | Projectdossiers

Projectinformatie altijd actueel

Een adviesbureau verloor tijd aan zoeken naar projectdocumenten en versiecontrole. Klantcommunicatie was versnipperd over e-mail en drives.

Resultaat: Eén centrale bron voor alle projectinfo. Medewerkers vinden informatie 3x sneller. Klanten waarderen de snellere responstijd.

VRAGEN

Ons bedrijf is gespecialiseerd in advies, productontwikkeling en klantenondersteuning. We stemmen onze diensten af op de unieke behoeften van bedrijven in verschillende sectoren en helpen hen te groeien en te slagen in een concurrerende markt.

Wat is het verschil tussen mappen en metadata?

Mappen zijn locatie-gedreven. Metadata is context-gedreven. Context (klant, dossier, status, type) maakt snel zoeken, consistente governance en automatisatie mogelijk.

Hoe lang duurt een implementatie?

Dat hangt af van uw situatie en scope. Een gefaseerde aanpak levert vaak binnen 3–6 maanden de eerste waarde op. Wij beginnen altijd met een scan en roadmap, zodat u vooraf weet wat u kunt verwachten en we leveren een 30 dagen garantie.

Moeten we alle documenten migreren?

Nee. Wij adviseren een pragmatische aanpak: begin met actieve documenten en processen die het meeste waarde creëren. Historische data kan geleidelijk worden gemigreerd of blijven waar het is.

Wat gebeurt er na de implementatie?

Structuur is geen eenmalig project. Wij bieden doorlopende ondersteuning, training en governance-begeleiding. Uw organisatie blijft groeien, uw structuur groeit mee.

AI lost toch al onze documentproblemen op?

AI kan informatie vinden, maar niet structureren wat nooit goed is vastgelegd.

Zonder duidelijke dossiers, metadata en governance blijft AI gokken — en vergroot het net de chaos.

Is SharePoint / Teams / OneDrive niet voldoende?

Voor samenwerking: ja.

Voor betrouwbaar dossierbeheer, compliance en audit-proof werken: meestal niet.

Daar ontbreekt context, versie-controle en duidelijke eigenaarschap.

Is dit alleen relevant voor grote organisaties?

Integendeel.

Hoe kleiner het team, hoe pijnlijker fouten, dubbel werk en afhankelijkheid van ‘die ene persoon’.

Wat kost een implementatie?

Dat hangt af van scope, aantal gebruikers en complexiteit. Na de Document Structuur Scan krijgt u een heldere inschatting van investering en verwachte waardecreatie. Geen verrassingen.