Documentchaos & versieconflicten definitief oplossen
Versies die rondzwerven. Bestanden in e-mails, SharePoint, Teams én lokale schijven. SoftAdvice brengt structuur met dossiers, metadata en workflowlogica zodat er opnieuw één duidelijke waarheid ontstaat.
Herkenbaar?
Het is een gebrek aan structuur, context en duidelijke afspraken rond documenten.
Daarom vertrekt SoftAdvice niet van software, maar van je proces.
We brengen eerst orde in wat een document is, in welke context het hoort en wie waarvoor verantwoordelijk is. Pas daarna zorgen we voor één centrale waarheid, met duidelijke versies, volledige historiek en gecontroleerde toegang — ingebed in je dagelijkse werking.
Het resultaat?
Rust in je documentlandschap, zekerheid bij beslissingen en controle bij audits.
Checklist
Zijn er meerdere versies van hetzelfde document in omloop ?
Hoor je dikwijls "is dit wel de laatste versie?"
Staan bestanden op Sharepoint of in Teams of in je inbox ?
Gebeuren aanpassingen zonder historiek ?
Foutieve beslissingen op basis van een "oude" versie ?
Discussies bij audits: "Wie wijzigde wat wanneer?"
WAAROM DIT GEBEURT
Mappen zijn geen structuur
Versiebeheer zonder context
Zonder status, eigenaar en workflow werken teams parallel en ontstaat rework en onzekerheid.
Tools zonder samenhang
SharePoint, Teams, e-mail en lokale schijven worden eilandjes in plaats van één logisch systeem.
WAT DOCUMENTCHAOS ECHT KOST
Frustratie & schaalproblemen
Hoe groter het team, hoe groter de chaos: meer controles, meer checks, minder vertrouwen.
Tijdverlies
Uren per week zoeken, vergelijken en corrigeren — zonder zichtbare KPI, wel voelbare vertraging.
Risico
Verkeerde versies in dossiers of projecten leiden tot fouten, claims en reputatieschade.
ZO LOST SOFTADVICE DIT STRUCTUREEL OP
Van mappen naar dossiers
We ontwerpen dossiers met metadata: documenttype, status, eigenaar, klant/project en lifecycle.
Eén document = één waarheid
Elke wijziging wordt gecontroleerd opgeslagen, zodat altijd helder is wie wat wanneer heeft aangepast, zonder twijfel.
Zoeken op betekenis
Vind “laatste goedgekeurde versie” of “Q3 auditdocument klant X” zonder gokken op bestandsnamen.
VRAGEN
Nee. We migreren wat waarde heeft en definiëren duidelijke regels voor historiek, archief en retentie.
Integendeel. Minder keuzes, duidelijke dossierlogica en slimme zoekviews verlagen de drempel en fouten.
We mikken op een eerste concrete go-live binnen 30 dagen: structuur, workflows en meetbare winst.
Neen maar we maken het AI-ready. Door metadata +& governance zorgen we dat AI werkt op betrouwbare informatie, niet op ruis.
DEMO
Plan! Shoot!
