Overslaan naar inhoud
DOCUMENT MANAGEMENT & WORKFLOWS


M-Files: van documentchaos naar

controle & compliance

Eén platform voor al je documenten, e-mails en processen. Altijd de juiste versie, volledige audittrail, slimme rechten – klaar voor audits, groei en AI-toepassingen
op zijn best.
20-40% minder admin tijd

Implementatie via SoftAdvice – M-Files partner sinds 2010 met 30-dagen Go-Live garantie.

IMPACT OP JE OPERATIES ​ ​


Zoektijd documenten

Dubbele versies & fouten

Audit- & compliance-stress

Doorlooptijd goedkeuringen

-80%

sterk gereduceerd

onder controle

van dagen naar uren


Plan een demo

DE REALITEIT VANDAAG

Herken je dit ?


Teamleden zoeken elke dag naar documenten, approvals blijven hangen in mailboxen en niemand is 100% zeker welke versie “de laatste” is. 
Ondertussen stijgt de audit- en compliance-druk.




FRAGMENTATIE

Documenten overal, overzicht nergens

Netwerkschijven, SharePoint, Teams, mailboxen, lokale mappen… informatie zit verspreid. Dubbele bestanden, verouderde templates en vergeten contracten zijn het gevolg.

VERSIE & RISICO

Geen zekerheid over “de juiste versie”

Final_v3_def_echt_final.pdf. Zonder centraal versiebeheer en audittrail loop je risico op foute beslissingen, non-compliance en dure fouten.

MANUELE WORKFLOWS

Approvals & reviews in mailboxen

Goedkeuringen voor offertes, contracten of kwaliteitsdocumenten verlopen via mail en Excel. Geen zicht op status, geen SLA, geen alerts – wel veel opvolgwerk.


WAT IS M-FILES


Metadata-gedreven document management & workflowplatform


In plaats van documenten op te slaan in mappen, organiseert M-Files informatie op basis van wat het is: 
contract, klantdossier, factuur, SOP, risicoanalyse, projectdocument, enz. 
Zo blijft alles traceerbaar, doorzoekbaar en onder controle – ongeacht waar het fysiek staat.


Eén bron van waarheid voor al je informatie

Van mappenstructuren naar metadata-gedreven documentbeheer. Duidelijke dossier- en documenttypes, eigenaars, rechten en archiveringsregels – ondersteund door M-Files.



Cloud, on-premise of hybride - jij kiest

M-Files is flexibel inzetbaar: volledig in de cloud of on-premise voor streng gereguleerde omgevingen of een hybride setup. Integraties met o.a. Microsoft 365, ERP, CRM en fileshares laten je met de bestaande tools verder werken, maar dan gestructureerd en gecontroleerd.

CAPACITEITEN


Wat je met M-Files concreet oplost

M-Files combineert documentbeheer, geavanceerde zoekfunctionaliteit, workflow-automatisering en security in één consistent platform.


DOCUMENT MANAGEMENT
Altijd de juiste versie, één centrale waarheid
Check-in/checkout, versiebeheer, templates en automatische naming-conventies zorgen ervoor dat je nooit meer twijfelt welke versie “officieel” is.

Weg met “final_v3_def_echt_final.pdf”.
ENTERPRISE SEARCH
Vind elk document in seconden
Zoek op inhoud, metadata, relatie (klant, project, contract, dossier) of combinatie van filters. Je hoeft niet langer te weten waar iets staat, enkel wat je zoekt.

Minder zoektijd, meer tijd voor werk dat telt.
WORKFLOWS & AUTOMATISERING
Van manuele opvolging naar gestroomlijnde flows
Goedkeuringsflows voor offertes, contracten, kwaliteitsdocumenten of facturen met automatische taken, herinneringen en SLA’s. Geen verloren mails of onduidelijke statussen meer.

Transparantie voor teams, rust voor management.
SECURITY & COMPLIANCE
Verfijnd rechtenbeheer & audittrail
M-Files biedt gestroomlijnde en veilige toegang tot informatie, waarbij de rechten worden afgestemd op basis van de gebruikersrol, het team, de specifieke klant, het lopende project of het documenttype.

Van “we hopen dat het ok is” naar aantoonbare controle.
WAAROM VIA SOFTADVICE?

In dit gedeelte kun je veelvoorkom

Procesarchitecten & M-Files partner sinds 2010

Technologie alleen is niet genoeg. SoftAdvice vertaalt M-Files naar concrete processen, sector-specifieke oplossingen en adoptie bij je team – met een 30-dagen Go-Live garantie.


  • Diepe M-Files-expertise in BeNeLux

    Implementaties bij accountants, KMO’s, ingenieurs- & projectorganisaties met complexe governance-eisen.


  • Proces- & workflow-architectuur onder één dak

  • We starten vanuit je processen en risico’s, niet vanuit features. Eerst helderheid, dan configuratie.

  • 30-dagen Go-Live garantie

  • Binnen 30 dagen draait je eerste proces in M-Files, zodat je sneller waarde ziet en draagvlak bouwt.

  • Integraties & uitbreidingen

  • Koppelingen met ERP/CRM, E-signing, factuurverwerking en sector-specifieke uitbreidingen via SoftAdvice Extensions.

Veelgestelde vragen over M-Files

Niet noodzakelijk. We kunnen starten met specifieke dossiers, processen of afdelingen en integreren met bestaande shares of systemen. In de Document Landscape Scan bepalen we een gefaseerde aanpak.

Ja. Teams, Outlook en SharePoint blijven gewoon bestaan, maar M-Files zorgt voor versiebeheer, rechten en goedkeuringen. Je hoeft niks weg te gooien.

Nee. Je kunt kiezen: cloud, hybride of on-premise. Organisaties met gevoelige of gereguleerde data behouden zo de controle.

Nee. We implementeren M-Files bij KMO’s én organisaties met zware document-eisen. Het verschil zit in de processen, niet in de grootte.

Ja. M-Files biedt standaardintegraties en API-mogelijkheden. SoftAdvice heeft ruime ervaring met diverse koppelingen naar o.a. Odoo, boekhoudpakketten, e-signing en fileshares.

We combineren configuratie met training, duidelijke werkinstructies en een begeleide adoptie-fase. M-Files wordt geïntegreerd in de dagelijkse tools van je team, zodat gebruik vanzelfsprekend wordt.

Met de 30-dagen Go-Live aanpak richten we één kernproces (bv. klantdossiers, contractbeheer, kwaliteitsdocumenten) end-to-end in. Daarna schalen we verder uit op basis van je roadmap.